Protokół deratyzacji: co musi zawierać, jak go czytać i wzór do pobrania

Protokół deratyzacji to dokument, w którym firma DDD potwierdza wykonanie zabiegu: kiedy, gdzie, jakim środkiem, w ilu stacjach i z jakim wynikiem. Przy kontroli Straży Miejskiej, Sanepidu albo audytora sieci to jedyny dowód, że obowiązek deratyzacji został wykonany. Kompletna dokumentacja ma 4 części — protokół, mapkę stacji, kartę kontroli i zalecenia — a sam protokół 12 pól. Poniżej każde pole z wyjaśnieniem, czytanie mapki i pobrania przynęty, 7 czerwonych flag i pusty wzór protokołu w PDF do pobrania.

Co to jest protokół deratyzacji i kto go wystawia

Protokół deratyzacji wystawia firma, która wykonała zabieg, a podpisuje go technik obecny na obiekcie — po każdej wizycie, nie raz na całą kampanię. Dokument łączy trzy strony: wykonawcę (firmę DDD i konkretnego technika), zleceniodawcę (wspólnotę, spółdzielnię, właściciela lokalu) i obiekt z adresem. Kampania jesienna z dwiema wizytami daje więc dwa protokoły, a abonament z wizytą co miesiąc — dwanaście protokołów w roku.

Przepisy o deratyzacji nie przewidują jednego urzędowego wzoru protokołu. Ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach i wrocławski regulamin nakładają obowiązek wykonania zabiegu, a protokół służy do udowodnienia, że zabieg się odbył. Treść protokołu wynika więc z praktyki kontroli: kontrolujący sprawdza, czy z dokumentu da się odczytać datę, miejsce, użyty środek i wynik. Te informacje rozkładają się na 12 pól.

Co musi zawierać protokół deratyzacji: 12 pól

Kompletny protokół deratyzacji zawiera 12 pól, od numeru dokumentu po identyfikator do weryfikacji. Najczęściej brakuje numeru pozwolenia środka (pole 8) i identyfikatora do weryfikacji (pole 12). Numery pól są takie same jak w naszym wzorze PDF:

Protokół deratyzacji wzór z tymi polami znajdziesz niżej w PDF. Pola 1–7 to metryczka wizyty, pola 8–10 opisują zabieg, a pola 11–12 zawierają wnioski i potwierdzenie. Ani ustawa, ani regulamin nie wyliczają tych pól — to zestaw, którego w praktyce oczekują kontrolujący i audytorzy, dlatego zalecamy, żeby żadnego nie brakowało.

Mapka stacji deratyzacyjnych: jak ją czytać

Mapka stacji pokazuje na rzucie obiektu numer i miejsce każdej stacji, a kolor kółka — wynik dzisiejszej kontroli. W naszym wzorze zielony oznacza brak pobrania przynęty, żółty pobranie do 25%, a czerwony pobranie powyżej 25%. Rzut obejmuje budynek z piwnicami, wiatę śmietnikową, bramę i podwórze, a strzałka N ustala orientację.

Przy każdej mapce sprawdź 3 rzeczy:

1. Porównaj numery na mapce z tabelą kontroli — każda stacja z tabeli musi mieć swoje miejsce na rzucie.
2. Sprawdź, czy stacje stoją tam, gdzie gryzonie żerują i przechodzą: przy śmietnikach, przepustach instalacji, okienkach i wejściach do piwnic.
3. Zestaw mapkę z poprzednią wizytą — położenie stacji powinno być to samo, a każda zmiana opisana w protokole.

Karta kontroli stacji: co znaczy pobranie przynęty

Pobranie przynęty to część przynęty zjedzona od ostatniej wizyty, wpisywana dla każdej stacji osobno w skali 0, 25, 50 lub 100%. Karta kontroli zbiera te odczyty w tabeli, na przykład:

Rosnące pobranie przez 2 kolejne wizyty to sygnał, że trzeba dołożyć stacje albo usunąć źródło pokarmu. Spadek z wizyty na wizytę — typowo z 50% przez 38% i 25% do 13% stacji z pobraniem w sezonie jesiennym — oznacza, że populacja wygasa. Wiosenny wzrost przy śmietniku zwykle wynika z zimy, gdy gryzonie trzymają się źródeł pokarmu, i nie świadczy o złym zabiegu, jeśli przy kolejnej wizycie pobranie znów spada.

Zalecenia w protokole: część, którą zarządca musi wykonać

Zalecenia to lista prac po stronie zarządcy, bez których deratyzacja co pół roku wraca do punktu wyjścia. Typowe zalecenia z protokołu wyglądają tak:

1. Uszczelnić szczelinę ok. 3 cm wokół rury przepustu w piwnicy zaprawą z siatką stalową.
2. Naprawić drzwi wiaty śmietnikowej, które nie domykają się samoczynnie, i zamykać pojemniki.
3. Zapewnić dostęp do piwnic w terminie kolejnej wizyty i powiadomić o nim mieszkańców.

Zalecenie bez wykonania wraca w następnym protokole i przy kontroli obciąża zarządcę, nie firmę DDD. Obowiązek deratyzacji spoczywa na właścicielu lub zarządcy nieruchomości, a Straż Miejska może ukarać go mandatem do 500 zł. Terminy i zakres tego obowiązku opisujemy w poradniku obowiązkowa deratyzacja wspólnot we Wrocławiu.

Jak sprawdzić, czy protokół jest prawdziwy: kod QR i historia wizyt

Protokół jest wiarygodny, gdy da się go sprawdzić niezależnie od papieru: po identyfikatorze, w wersji online i po skanach stacji z godziną i lokalizacją GPS. Papierowy protokół z pieczątką można wypełnić przy biurku, bez wizyty na obiekcie. Skanu kodu QR na stacji, wykonanego telefonem technika o 9:16 przy wiacie śmietnikowej, nie da się dopisać po fakcie.

Sprawdź, czy firma daje:

• identyfikator dokumentu z wersją online i możliwością wydruku,
• skan kodu QR każdej stacji z godziną i lokalizacją,
• zdjęcia stacji i miejsc wskazanych w zaleceniach,
• historię wszystkich wizyt w jednym miejscu zamiast segregatora.

W naszej obsłudze zarządca otwiera każdy protokół, mapkę i zdjęcia w portalu — tak działa portal zarządcy z protokołami DDD.

7 czerwonych flag w protokole deratyzacji

Siedem czerwonych flag oznacza, że protokół może nie obronić się przy kontroli:

1. Brak numeru pozwolenia środka na obrót produktem biobójczym.
2. Słowo „trutka” albo nazwa potoczna zamiast nazwy handlowej i substancji czynnej.
3. Brak mapki albo numery stacji niezgodne z tabelą kontroli.
4. Ta sama data i godzina na protokołach kilku budynków.
5. Brak godzin rozpoczęcia i zakończenia wizyty.
6. Brak imienia technika lub numeru legitymacji.
7. Pobranie wpisane jako „OK” bez wartości procentowej.

Gdy widzisz flagę, poproś firmę o korektę protokołu przed zapłatą faktury. Poprawiony dokument jest wart więcej niż wyjaśnienia przy kontroli.

Jak długo przechowywać protokół deratyzacji

Protokół deratyzacji przechowuj minimum 2 lata, razem z mapką stacji, kartą kontroli i zaleceniami. Przepisy o deratyzacji nie podają okresu przechowywania. 2 lata to nasze zalecenie: obejmuje 4 kampanie ustawowe i pozwala pokazać trend aktywności gryzoni. Audyty sieci handlowych i standardy jakości często wymagają dłuższej historii, więc sprawdź wymagania swojego audytora. Wersja PDF albo portal zastępuje segregator, jeśli dokument ma identyfikator i da się go wydrukować na żądanie kontrolującego.

Protokół dla wspólnoty a dokumentacja HACCP: różnice

Wspólnota dokumentuje kampanie deratyzacji dla Straży Miejskiej, a lokal gastronomiczny — stały program kontroli szkodników dla Sanepidu i audytorów.

Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 wymaga od przedsiębiorstw spożywczych odpowiednich procedur kontroli szkodników, a dowodem ich działania jest dokumentacja HACCP. Zakres i ceny takiej obsługi opisujemy na stronie dokumentacja DDD na kontrolę Sanepidu.

Wzór protokołu deratyzacji do pobrania (PDF)

Wzór protokołu deratyzacji to pusty formularz PDF na 2 strony A4 z polami ponumerowanymi tak jak w tabeli wyżej. Strona 1 zawiera metryczkę wizyty (pola 1–7), siatkę do narysowania mapki stacji z legendą pobrania i kartę kontroli na 10 stacji. Strona 2 zawiera zastosowane środki z numerem pozwolenia, trend z 6 wizyt, zgłoszenia mieszkańców, zalecenia, miejsce na zdjęcia, podpisy i identyfikator do weryfikacji. Szary tekst w polach podpowiada, co wpisać.

Wzór protokołu deratyzacji (PDF)

2 strony A4, 95 kB. Pusty formularz z polami (1)–(12) i podpowiedziami, co wpisać.

Pobierz wzór protokołu deratyzacji (PDF)

Wzór możesz wydrukować i wypełniać ręcznie albo użyć go jako listy kontrolnej przy odbiorze protokołu od obecnej firmy.

Umowa na deratyzację: co powinna zawierać

Umowa na deratyzację ustala zakres, terminy i dokumenty, zanim technik zejdzie do piwnicy — dobry wzór umowy na deratyzację ma 8 punktów:

1. obiekty z adresami i zakresem (piwnice, wiata śmietnikowa, podwórze),
2. liczbę stacji i cenę każdej dodatkowej,
3. terminy kampanii albo częstotliwość wizyt,
4. czas reakcji na zgłoszenie mieszkańca,
5. formę i termin przekazania protokołu,
6. dostęp do dokumentów, np. przez portal,
7. gwarancję lub bezpłatną poprawkę,
8. okres umowy i warunki wypowiedzenia.

Wzoru umowy nie publikujemy, bo jej treść zależy od obiektu — przygotowujemy ją razem z ofertą. Na umowie opiera się każdy kolejny protokół, dlatego punkt 5 jest tak samo ważny jak cena. Jak przebiega zabieg zakończony takim dokumentem, pokazujemy na stronie deratyzacja we Wrocławiu z protokołem.

Ile kosztuje deratyzacja z pełną dokumentacją

Deratyzacja wspólnoty z protokołem i mapką kosztuje od 149 zł brutto za budynek w kampanii ustawowej (do 5 stacji, 2 wizyty), plus 25 zł za każdą kolejną stację. W strefie centralnej abonament kosztuje 129 zł miesięcznie za budynek, z wizytą co miesiąc, raportem w portalu i przyjazdem interwencyjnym w 2 h w cenie. Monitoring HACCP dla małej gastronomii to 299 zł miesięcznie do 10 stacji, a deratyzacja mieszkania, piwnicy lub komórki — 299 zł. Protokół, mapka i zalecenia są w cenie każdej usługi. Ofertę na jeden budynek albo całe osiedle przygotujemy w ramach usługi DDD dla wspólnot i spółdzielni.